Allereerst adviseren wij de arbeidsovereenkomst en de betreffende cao te raadplegen. Afspraken in de arbeidsovereenkomst en de cao zijn leidend. Indien is afgesproken (of middels een cao opgelegd) dat de kostenvergoedingen ook bij afwezigheid van de werknemer moeten worden vergoed, dan is deze afspraak in beginsel bindend. Is echter opgenomen dat vergoedingen alleen plaats vinden indien daadwerkelijk kosten zijn gemaakt, dan is een doorbetaling van de kostenvergoeding minder voor de hand liggend.

Onderstaand lichten wij enkele veelvoorkomende kostenvergoedingen en een eventuele verplichting tot doorbetalen nader toe.

 

Vaste reiskostenvergoeding
Ook bij een vaste reiskostenvergoeding is het van belang wat er exact is afgesproken; in dit geval zijn er meestal afspraken in de arbeidsovereenkomst (of een latere aanvulling daarop) opgenomen. Wanneer de reiskostenvergoeding eigenlijk een looncomponent betreft, dan is het stoppen van een vergoeding een grijs gebied. Het loon van de werknemer dient immers in beginsel te worden doorbetaald.

Indien de vaste reiskostenvergoeding een afgeleide is van de daadwerkelijk gereden kilometers (bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer), dan hoeft in dit geval de vergoeding niet gecontinueerd te worden; strikt genomen bestaat daarvoor geen wettelijke regeling.

 

Losse declaraties (reis)kosten
Wanneer een onderneming gebruik maakt van losse declaraties, dan worden in feite achteraf daadwerkelijk gemaakte kosten gedeclareerd. Meestal is in deze gevallen in de arbeidsovereenkomst opgenomen dat daadwerkelijk gereden kilometers en andere kosten voor een vergoeding in aanmerking komen, zulks na een goedgekeurde declaratie. Indien een werknemer geen (reis)kosten meer declareert omdat hij/zij thuiswerkt, dan volgt er dus geen vergoeding van fictieve kosten.

 

Onbelaste reiskostenvergoeding
Naast de verplichting jegens de werknemer, wijzen wij er op dat het bij een onbelaste reiskostenvergoeding niet is toegestaan deze langere tijd door te betalen ingeval er geen reiskosten gemaakt worden. De reiskostenvergoeding mag alleen in de lopende maand en de eerstvolgende maand onbelast worden betaald. Na deze periode moet een vergoeding worden gestaakt of belast uitbetaald worden. De onbelaste vergoeding kan hervat worden in de maand nadat een werknemer terugkeert naar kantoor.

Wellicht worden in dit kader vanuit het kabinet nog nadere regels bepaald, maar vooralsnog is dit niet het geval.

Overige kostenvergoedingen
Voor andere vaste kostenvergoedingen geldt in feite hetzelfde. Richting de werknemer zijn gemaakte afspraken leidend. Indien kosten voor een werknemer doorlopen, dan kan een werkgever de kostenvergoeding niet zo maar stoppen. Eindigen de kosten voor een werknemer, dat bestaat er wellicht wél ruimte om de kostenvergoedingen te staken of te verminderen.

Fiscaal gezien moeten vergoedingen van kosten die niet doorlopen tijdens het thuiswerken na – vereenvoudigd gezegd – twee maanden belast worden uitbetaald. Bestaat de vaste kostenvergoeding voor elementen die wél doorlopen, bijvoorbeeld het verzekerd houden van een auto, kosten van zakelijke abonnementen etc., dan mag de onbelaste vergoeding voor dat gedeelte worden voortgezet.

Bij vragen over het al dan niet bestaan van een verplichting tot het (onbelast) doorbetalen van een kostenvergoeding, vragen wij contact met ons op te nemen. Wij kijken naar de concrete omstandigheden en geven een passend advies met uitleg.

 

Tegemoetkomen werknemer
Indien een werkgever een kostenvergoeding wil staken of verminderen, maar tegelijkertijd zijn werknemer tegemoet wil komen, dan zijn andere mogelijkheden denkbaar. Maken werknemers thuis gebruik van een netwerk van werkgever, dan kan een onbelaste vergoeding verstrekt worden voor het gebruik van internet. De vergoeding mag niet meer zijn dan daadwerkelijke kosten.

Ook kan gedacht worden aan een vergoeding voor telefoonkosten en mogelijk zelfs het aanpassen van een thuiswerkplek. Denk hierbij aan het vergoeden van een bureaustoel of een extra computerscherm. Op deze manier kan de werknemer tegemoet worden gekomen én kunnen aangepaste vergoedingen onbelast verstrekt worden.

 

Heb je vragen of overweeg je een aanpassing van de kostenvergoedingen, dan kun je contact opnemen met Marloes van Acquooij via m.vanacquooij@vhkt.nl of via 0344-621222.

Coronavirus