Aanleiding
In het oude btw-nummer van een eenmanszaak is het burgerservicenummer van de ondernemer verwerkt. Vanwege privacybescherming en mogelijke identiteitsfraude heeft de Autoriteit Persoonsgegevens eerder dit jaar geoordeeld dat er een ander systeem moet komen. Dat komt er nu.

Nieuw btw-nummer
De belastingdienst verstrekt deze en komende maanden aan eenmanszaken een nieuw btw-nummer, het “btw-identificatienummer”. Eenmanszaken moeten vanaf 1 januari 2020 dit btw-identificatienummer gebruiken op hun facturen, hun website en eventuele andere communicatie in het handelsverkeer. Het btw-identificatienummer heeft geen koppeling meer met het burgerservicenummer van de ondernemer zelf.

Oude btw-nummer
Het oude btw-nummer blijft echter ook nog actief. Dit heet vanaf 2020 het “omzetbelastingnummer”. De eenmanszaak moet vanaf 1 januari 2020 dit omzetbelastingnummer gebruiken in de communicatie met de belastingdienst (zoals de btw-aangiften).

Actiepunten voor alle eenmanszaak-ondernemers
• Zorg dat op 1 januari 2020 het btw-identificatienummer wordt vermeld op facturen, briefpapier en de website of webshop.
• Stuur ons een kopie van de brief van de belastingdienst met het btw-identificatienummer.
• Geef het btw-identificatienummer al vast door aan jouw klanten en aan jouw (vaste) leveranciers.
• Voor de zekerheid kun je op de facturen die jij in (de eerste maanden van) 2020 verstuurt een tekstregel opnemen: “let op: nieuw btw-identificatienummer”.

Actiepunten voor de eenmanszaak-ondernemers die zakendoen in andere EU-landen
• Neem je goederen af van een leverancier uit een ander EU-land? Zorg dan dat de leverancier tijdig jouw btw-identificatienummer heeft.
• Neem je B2B diensten af van een onderneming uit een ander EU-land? Zorg dan dat de dienstverlener tijdig jouw btw identificatienummer van jou krijgt.
Jouw leverancier/dienstverlener zal namelijk controleren of jij als btw-ondernemer bent geregistreerd in Nederland, en vanaf 2020 kunnen zij alleen nog maar contoleren op jouw btw-identificatienummer.

Actiepunten voor de eenmanszaak-ondernemers die zakendoen buiten de EU
• Exporteer jij goederen? Dan heb jij een EORI-nummer nodig voor de douaneformaliteiten. Dit EORI-nummer wijzigt eveneens. Zorg dat jouw transporteur tijdig jouw nieuwe EORI-nummer van jou krijgt.

Actiepunten voor ondernemingen die zakendoen met een eenmanszaak
• Neem de nieuwe btw-identificatienummers van jouw klanten en leveranciers op in jouw administratie.
Let op: volgens de regelgeving omtrent de fiscale bewaarplicht zijn fiscale nummers onderdeel van de “stamgegevens”. Bij een wijziging van de stamgegevens ben je verplicht om ook de oude stamgegevens te bewaren. Je mag dus niet simpelweg in jouw database de oude btw-nummers van jouw klanten en leveranciers overschrijven met het nieuwe btw-identificatienummer.
• Verricht je leveringen of diensten aan een eenmanszaak, waarbij je de btw naar de eenmanszaak verlegt? Zorg dan dat deze eenmanszaak zijn btw-identificatienummer tijdig aan jou doorgeeft, want vanaf 2020 moet je op jouw factuur zijn btw identificatienummer vermelden als je btw verlegt.
• Neem de nieuwe btw-identificatienummers van jouw klanten en leveranciers op in jouw administratie.

Actiepunt wat betreft administratiesoftware
De oude btw-nummers waren opgebouwd volgens een bepaalde systematiek (de 11-proef). In sommige administratiesoftware is een controle ingebouwd om te checken of een ingevuld btw-nummer voldoet aan deze 11-proef. Het nieuwe btw-identificatienummer is op een andere manier opgebouwd, namelijk volgens de 97-modulus proef. De softwareleveranciers zijn hierover geïnformeerd. Zorg dat je op 1 januari 2020 de laatste versie hebt van jouw administratiesoftware.

Heb je vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief, je kunt altijd contact met ons opnemen op telefoonnummer 0344-621222. Wij helpen jou graag.