De werkkosten zijn de vergoedingen en verstrekkingen die je als werkgever aan de werknemers geeft voor een goede uitvoering van de werkzaamheden. Er zijn een aantal categorieën waarin de werkkosten zijn te verdelen:

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer namens de werkgever voorschiet. Deze kosten hebben betrekking op de kosten voor zaken die tot het vermogen van het bedrijf behoren. Bijvoorbeeld het voorschieten van de benzine voor de auto van de zaak. Ook voorgeschoten externe representatiekosten vallen onder de intermediaire kosten.

Gerichte vrijstellingen

Van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen heeft de overheid bepaald dat deze niet belast hoeven te worden, omdat deze kosten logischerwijs voor rekening van de werkgever komen. Wel kan er een maximum aan de vrijstelling gesteld worden. Hierbij valt te denken aan de kosten voor de Arbo-voorzieningen of studie.

Nihil-waarderingen

Van sommige vergoedingen en verstrekkingen heeft de overheid bepaald dat deze tegen nihil aan de werknemer vergoed of verstrekt mogen worden. Hierbij valt te denken aan consumpties op de werkplek.

Overige kosten

Alle overige kosten en bovenmatige vergoedingen komen in de vrije ruimte. De grens van de vrije ruimte bedraagt 1,2 procent van het fiscale loon van de werkgever. Als het totaal van deze vergoedingen in een kalenderjaar onder de grens van de vrije ruimte blijft, dan hoeft er geen extra belasting betaald te worden. Als de grens wel wordt overschreden, dan dient de werkgever 80% eindheffing (belasting) over de overschrijding te betalen.

 

Voorwaarden vrije ruimte

Om de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte te mogen boeken, moet er aan een aantal voorwaarden voldaan worden. De vergoeding of verstrekking moet aangewezen worden als loonbestanddeel voor de vrije ruimte. Dit is vormvrij, dus mag ook blijken uit bijvoorbeeld de inrichting van de financiële administratie. De vergoeding of verstrekking moet gebruikelijk zijn voor de werknemer. Hiermee wordt voorkomen dat er bijvoorbeeld een dure televisie of een zeiljacht aan de werknemer wordt verstrekt. Het is mogelijk om de werknemer een onbelaste onkostenvergoeding van € 2.400 te geven. Tot dit bedrag wordt deze als gebruikelijk aangemerkt. Sinds dit jaar dient deze onkostenvergoeding ook redelijk te zijn.

Tenslotte

Het is verstandig om in november te inventariseren hoeveel vrije ruimte je nog tot je beschikking hebt. Dan is het eventueel mogelijk om jouw werknemers in december een extra kerstgeschenk of onkostenvergoeding te geven. Als wij de boekhouding voor je verzorgen, dan ontvang je van ons in de loop van november een overzicht van de vrije ruimte die je nog ter beschikking hebt. Mocht je nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.